Privatlivspolitik

Faktly ApS ('Faktly', 'vi', 'os', 'vores') er forpligtet til at beskytte privatlivets fred og sikkerheden af dine personoplysninger. Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter oplysninger, når du bruger vores fakturerings- og regnskabsplatform på faktly.dk.

Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med EU's Databeskyttelsesforordning (GDPR), Databeskyttelsesloven og Bogføringsloven. Som dataansvarlig er vi ansvarlige for at sikre, at dine personoplysninger behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt.

Denne politik gælder for alle brugere af vores webapplikation, mobilapplikation og relaterede tjenester.

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:

Vi indsamler og behandler følgende kategorier af personoplysninger:

• Kontooplysninger: Navn, e-mailadresse, telefonnummer og autentificeringsoplysninger
• Virksomhedsoplysninger: Virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse, branche og virksomhedstype
• Finansielle oplysninger: Fakturaer, kvitteringer, udgiftsposteringer, banktransaktionsdata, momsberegninger og bogføringsposteringer
• Dine kunders oplysninger: Navne, e-mailadresser, CVR-numre og faktureringsadresser for dine kunder
• Bankforbindelsesdata: Transaktionshistorik og kontooplysninger, når du forbinder din bank via Tink
• E-maildata: Metadata og vedhæftede filer fra Gmail, når du aktiverer e-mailimport (skrivebeskyttet adgang)
• Løndata: Lønoplysninger ved tilslutning til Salary.dk
• Brugsdata: IP-adresse, browsertype, enhedsoplysninger, besøgte sider og funktionsbrugsmønstre
• Kvitterings- og dokumentdata: Uploadede billeder og PDF-filer behandlet gennem vores OCR-system (optisk tegngenkendelse)

Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag i henhold til GDPR artikel 6:

• Opfyldelse af aftale (art. 6, stk. 1, litra b): Behandling, der er nødvendig for at levere vores fakturerings-, bogførings- og regnskabstjenester som aftalt ved oprettelse af konto
• Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c): Behandling, der kræves for at overholde Bogføringsloven, skatteindberetningskrav og anden gældende lovgivning
• Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f): Behandling med henblik på serviceforbedring, sikkerhed, forebyggelse af svindel og analyser, hvor vores legitime interesser ikke tilsidesættes af dine rettigheder og frihedsrettigheder
• Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a): Hvor det er relevant, f.eks. ved valgfrie integrationer som Gmail-import eller markedsføringskommunikation. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage

Vi bruger dine personoplysninger til følgende formål:

• At levere og vedligeholde vores fakturerings-, bogførings- og regnskabsplatform
• At generere, sende og administrere fakturaer på dine vegne
• At behandle kvitteringer og dokumenter ved hjælp af AI-drevet OCR til udtræk af finansielle data
• At matche banktransaktioner med fakturaer og kvitteringer til afstemning
• At beregne momsfradrag i overensstemmelse med Momsloven
• At generere finansielle rapporter, herunder resultatopgørelse og balance
• At forbedre og udvikle vores tjeneste på baggrund af aggregerede brugsmønstre
• At kommunikere med dig om din konto, serviceopdateringer og supportanmodninger
• At opdage og forebygge svindel, uautoriseret adgang og misbrug af vores platform
• At overholde retlige og regulatoriske forpligtelser i henhold til dansk og EU-lovgivning

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi deler kun personoplysninger med følgende kategorier af tredjepartsudbydere (databehandlere), som alle er bundet af databehandleraftaler:

• WorkOS: Autentificering og identitetsstyring (behandler loginoplysninger)
• Convex: Cloud-database og backend-infrastruktur (opbevarer dine forretningsdata)
• Tink (Visa): Open banking-udbyder til bankkonto- og transaktionsdata
• Google (Gmail): Gmail API til import af vedhæftede filer i e-mails (skrivebeskyttet adgang, når du aktiverer det)
• Salary.dk: Lønintegration til synkronisering af løndata (når du tilslutter det)
• AI-udbyder: Til OCR-behandling af kvitteringer og dokumentklassificering
• E-mailudbydere: Til at sende fakturaer og notifikationer på dine vegne

Alle databehandlere er forpligtet til kun at behandle personoplysninger efter vores instruks og i overensstemmelse med GDPR. Eventuelle overførsler af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker på grundlag af passende garantier, såsom EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC'er).

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne politik, med forbehold for følgende opbevaringsperioder:

• Aktive kontodata: Opbevares, så længe din konto er aktiv
• Bogføringsdata: Opbevares i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, som krævet af Bogføringsloven
• Faktura- og transaktionsdata: Opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med Bogføringsloven og dansk skatte- og afgiftslovgivning
• Efter lukning af konto: Personoplysninger, der ikke er omfattet af lovpligtige opbevaringskrav, slettes inden for 30 dage. Lovpligtigt regnskabsmateriale (fakturaer, bogføring) opbevares i den lovpligtige periode på 5 år
• Brugs- og analysedata: Anonymiseres eller slettes efter 26 måneder

Vi tager sikkerheden af dine personoplysninger alvorligt og gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller ødelæggelse. Disse foranstaltninger omfatter:

• Kryptering af data under transport (TLS/HTTPS) og i hvile
• Sikker autentificering via WorkOS med understøttelse af multifaktorautentificering
• Rollebaseret adgangskontrol og princippet om mindste privilegium
• Regelmæssig sikkerhedsovervågning og sårbarhedsvurderinger
• Automatiserede sikkerhedskopier med krypteret opbevaring

Selvom vi bestræber os på at beskytte dine personoplysninger, er ingen metode til elektronisk opbevaring eller overførsel 100 % sikker. I tilfælde af et brud på persondatasikkerheden vil vi underrette Datatilsynet og berørte personer i overensstemmelse med GDPR artikel 33 og 34.

I henhold til GDPR og Databeskyttelsesloven har du følgende rettigheder vedrørende dine personoplysninger:

• Ret til indsigt (art. 15): Du kan anmode om en kopi af de personoplysninger, vi behandler om dig
• Ret til berigtigelse (art. 16): Du kan anmode om rettelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger
• Ret til sletning (art. 17): Du kan anmode om sletning af dine personoplysninger, med forbehold for lovpligtige opbevaringskrav i henhold til Bogføringsloven
• Ret til begrænsning af behandling (art. 18): Du kan anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til dataportabilitet (art. 20): Du kan modtage de personoplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
• Ret til indsigelse (art. 21): Du kan gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på legitime interesser. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvor behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage, uden at det berører lovligheden af behandlingen forud for tilbagetrækningen

For at udøve disse rettigheder kan du kontakte os på kontakt@faktly.dk. Vi besvarer din henvendelse uden unødig forsinkelse og senest inden for en måned, som krævet af GDPR. Hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.

Vi bruger cookies og lignende teknologier til følgende formål:

• Nødvendige cookies: Kræves til autentificering, sessionsstyring og sikkerhed. Disse kan ikke fravælges
• Funktionelle cookies: Husker dine præferencer, f.eks. sprogvalg
• Analyser: Vi indsamler anonymiserede brugsdata for at forbedre vores tjeneste. Der deles ingen personoplysninger med tredjeparts analyseudbydere

Vi bruger ikke reklamecookies eller sporingspixels. Du kan administrere dine cookiepræferencer i dine browserindstillinger. Fravalg af nødvendige cookies kan påvirke platformens funktionalitet.

Faktly er et forretningsværktøj beregnet til brugere på 18 år og derover. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn under 18 år. Hvis vi bliver opmærksomme på, at vi har indsamlet personoplysninger fra en mindreårig, sletter vi dem omgående.

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden for at afspejle ændringer i vores praksis, teknologi eller retlige krav. Vi vil underrette dig om væsentlige ændringer via e-mail eller gennem en tydelig meddelelse på vores platform. Datoen for 'sidst opdateret' øverst i denne politik angiver, hvornår den senest blev revideret. Fortsat brug af vores tjeneste efter ændringer udgør accept af den opdaterede politik.

Hvis du har spørgsmål, bekymringer eller anmodninger vedrørende denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os:

Du har også ret til at kontakte Datatilsynet: datatilsynet.dk